Kas kecil

Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan lain sebagainya.

Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena umumnya, perusahan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil, berikut diantaranya.

a. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.

b. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

c. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.

d. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan. Metode pencatatan kas kecil ada 2 (dua) yaitu:

a. Metode Tetap (Imprest fund system)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri Metode Tetap (Imprest fund system) :

1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.

2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Langkah-langkah operasional metode tetap :

1. Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.

2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.

3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

b. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil di mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali.